Publipostage : une planche d’étiquettes pour chaque personne dans Word

Si vous utilisez le publipostage, vous pouvez avoir à imprimer une planche d’étiquettes pour chaque personne pour des dossiers, documents, etc. Comment imprimer une page d’étiquettes identiques ?

Publiposter des planches d'étiquettes identiques

Comment publiposter une planche d’étiquettes pour chaque personne ?

1/ Dans l’onglet « Publipostage », choisissez votre liste de destinataires :

Etape 1 pour publiposter des étiquettes

2/ Choisissez « Démarrer la fusion et le publipostage » puis « Étiquettes » :

Etape 2 publiposter des étiquettes

3/ Sélectionnez la référence des étiquettes dont vous disposez (Avery A4/A5 puis 23521 pour l’exemple).

4/ Insérez les champs de fusion souhaités sur la première étiquette (Onglet « Publipostage »), puis cliquez sur « Mettre à jour les étiquettes ».

Etape pour publiposter des étiquettes identiques

Pour le moment votre page contient une étiquette pour chaque personne de la base de données.

5/ Appuyer sur « Alt + F9 » pour visualiser les codes de champ. Votre fichier doit ressembler à l’image ci-dessous (avec éventuellement d’autres champs de fusion)  :

Publiposter des étiquettes identiques

6/ Dans l’onglet « Accueil », cliquez sur « Remplacer ». Dans le champ « Rechercher », tapez « ^d NEXT » (sans les guillemets), puis cliquez sur « Remplacer tout » :

Publiposter des pages d'étiquettes identiques

7/ Word devrait vous indiquer qu’il a effectué plusieurs remplacements. Appuyez à nouveau sur « Alt + F9 » pour revenir à l’affichage classique.

8/ C’est fini ! Vous pouvez visualiser un aperçu ou terminer via l’onglet « Publipostage ». Vous avez bien une planche d’étiquettes pour chaque personne :

Aperçu une planche d'étiquettes par personne

 

Explications

Pourquoi ne peut-on pas simplement publiposter des planches d’étiquettes identiques dans Word ? Parce que par défaut lorsque l’on crée notre planche d’étiquettes et qu’on met à jour les étiquettes, le champ de fusion « Enregistrement suivant » est ajouté.

Ainsi Word crée une étiquette, puis une pour la personne suivante, … Pour pouvoir créer une planche d’étiquettes pour une seule personne, on va supprimer ces champs de fusion « Enregistrement suivant ».

Pour cela on affiche d’abord les codes de champ avec « Alt + F9 », afin de pouvoir les trouver avec la fonction remplacer. On tape ensuite « ^d NEXT » pour indiquer à Word qu’on recherche les champs de fusion « Enregistrement suivant » et on n’indique rien dans « Remplacer par » pour que ces champs soient supprimés.

Une fois ces étapes terminées, on a bien une planche d’étiquettes identiques pour chacune des personnes de notre liste.

Si vous voulez plus d’infos sur les codes de champ, vous pouvez visiter l’aide de Microsoft ici : Liste des codes de champ dans Word. Commentez pour toute remarque ou question sur le publipostage d’étiquettes identiques.

 

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.